Hinweisgeberschutzgesetz – Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle ab 50 Beschäftigten auch für Steuerberaterkanzleien

Nach § 12 HinSchG sind alle Beschäftigungsgeber und damit auch Steuerberatungskanzleien mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten verpflichtet, eine Stelle für interne Meldungen einzurichten und zu betreiben, an die sich Beschäftigte zur Meldung von Verstößen im Sinne des § 2 HinschG wenden können (interne Meldestellen). Die interne Meldestelle kann eine in der Kanzlei beschäftigte Person oder eine aus mehreren beschäftigten Personen bestehende Arbeitseinheit sein. Alternativ kann auch ein externer Dritter (z. B. ein Rechtsanwalt) mit den Aufgaben einer internen Meldestelle betraut werden. Mehrere Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten können auch eine gemeinsame interne Meldestelle einrichten (§ 14 HinSchG).

Die kanzleiinternen Meldestellen müssen interne Meldekanäle einrichten, die Meldungen in mündlicher oder in Textform ermöglichen. Die internen Meldestellen sollen grundsätzlich auch anonyme Meldungen bearbeiten. Im Gegensatz zu dem am 16. Dezember 2022 ursprünglich vom Deutschen Bundestag beschlossenen Hinweisgeberschutzgesetz, dem der Bundesrat nicht zugestimmt hatte, besteht allerdings gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 HinschG keine gesetzliche Verpflichtung, Meldekanäle so zu gestalten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen (z. B. durch den Einsatz elektronischer Meldesysteme, die die Anonymität der Kommunikation gewährleisten). In Betracht kommt daher auch eine Meldung mittels Brief oder einfacher E-Mail, ohne dass die Möglichkeit zur anonymen Kommunikation zwischen dem Hinweisgeber und der internen Meldestelle (z. B. bei Rückfragen) gegeben sein muss. Die Meldekanäle sind so zu gestalten, dass nur die für die Entgegennahme und Bearbeitung der Meldungen zuständigen sowie die sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen Zugriff auf die eingehenden Meldungen haben. Die interne Meldestelle hat dabei grundsätzlich die Vertraulichkeit der hinweisgebenden Person und der Personen, auf die sich die Meldung bezieht oder die in dieser genannt sind, zu wahren.

Es besteht für die Beschäftigten grundsätzlich ein Wahlrecht, ob sie sich an die kanzleiinterne Meldestelle oder eine externe Meldestelle (Bundesamt für Justiz oder – soweit vorhanden – von den Ländern eingerichtete Meldestelle) wenden. Der Hinweisgeber soll jedoch in Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und er keine Repressalien befürchtet, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Steuerberaterkanzleien, die zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet sind (erst ab 50 Beschäftigten), sollen dementsprechend Anreize dafür schaffen, dass sich hinweisgebende Personen vor einer Meldung an eine externe Meldestelle zunächst an die jeweilige interne Meldestelle wenden (§ 7 Abs. 3 HinSchG). Das Gesetz macht allerdings keine Vorgabe, wie solche Anreize aussehen sollen. Es ist nur vorgesehen, dass der Arbeitgeber den Beschäftigten Informationen über die Nutzung des internen Meldeverfahrens bereitstellt.

Die Verletzung der Pflicht zur Einrichtung interner Meldestellen stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße von bis zu 20.000,00 € geahndet werden kann (§ 40 Abs. 2 Nr. 2, Abs. 6 HinschG). Nach der Übergangsvorschrift des § 42 Abs. 2 HinschG kann eine Geldbuße aber erst ab dem 1. November 2023 verhängt werden.

Das Hinweisgeberschutzgesetz tritt bereits einen Monat nach der Verkündigung im Bundesgesetzblatt in Kraft. Für Steuerberaterkanzleien mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten gilt davon abweichend nach § 42 Abs. 1 HinschG die Pflicht zur Einrichtung einer internen Meldestelle jedoch erst ab dem 17. Dezember 2023.