Reisekostenerstattungen für Fahrtkosten – Teil 2

Sie kennen den ersten Teil dieses Fachartikels noch gar nicht? Dann lesen Sie ihn hier in Ihrer Newsletterausgabe 28/2022 nach!

Unmittelbare und mittelbare Fahrzeugkosten

Bitte beachten Sie bei der Ermittlung des individuellen Kilometersatzes, dass nur ordentliche Fahrzeugkosten in die lohnsteuerliche Bemessungsgrundlage einzubeziehen sind, also Kosten, die mit dem unmittelbaren Betrieb des Fahrzeugs zusammenhängen.

Kosten, die nicht mit dem unmittelbaren Betrieb des Fahrzeugs in Zusammenhang stehen, also außerordentliche Fahrzeugkosten, dürfen nicht in die lohnsteuerliche Bemessungsgrundlage einbezogen werden

Nach Maßgabe von des § 8 Absatz 2 Satz 4 EStG gehören zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs nur die Kosten, die unmittelbar dem Halten und dem Betrieb des Fahrzeugs dienen und die in Zusammenhang der Fahrzeugnutzung typischerweise entstehen.

Unmittelbare Fahrzeugkosten

Bei unmittelbaren Fahrzeugkosten handelt es sich um

• Treibstoffkosten
• Wartungs- und Reparaturkosten
• Kraftfahrzeugsteuer
• Beiträge für Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen
• Garagen-/Stellplatzmiete
• Aufwendungen für Anwohnerparkberechtigungen
• Aufwendungen für die Wagenpflege/-wäsche sowie
• Kosten für Ladestrom

Mittelbare Fahrzeugkosten

Mittelbare Fahrzeugkosten, also Kosten, die nicht dem unmittelbaren Betrieb des Fahrzeugs dienen, sind hingegen nicht in die Gesamtkosten des Fahrzeugs einzubeziehen.

Dazu zählen insbesondere

• Unfallkosten
• Fährkosten
• Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren (Vignetten, Mautgebühren)
• Parkgebühren
• Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen sowie
• Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.

Diese Kosten sind nicht in die Gesamtkosten des Fahrzeugs einzubeziehen, sondern separat zu erfassen und gesondert steuerlich zu würdigen. In diesem Zusammenhang ist auch zu differenzieren, ob diese Kosten beruflich oder privat veranlasst sind.

Soweit aus betrieblichen Gründen mittelbare Fahrzeugkosten entstehen, also Kosten, die nicht dem unmittelbaren Betrieb des Fahrzeugs dienen, z. B. Fährkosten, Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren oder Parkgebühren handelt es sich um (nicht steuerbare) Reisenebenkosten und nicht um Fahrzeugkosten.

Soweit mittelbare Fahrzeugkosten angefallen sind, die in Zusammenhang mit der privaten Nutzung des Fahrzeugs stehen, z. B. privat veranlasste Fährkosten, Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren oder Parkgebühren, zählen diese Aufwendungen nicht zu den unmittelbaren Fahrzeugkosten.

Wenn alle entstandenen Fahrzeugkosten ermittelt worden sind, sind diese auf die insgesamt in diesem Kalenderjahr gefahrenen Kilometer zu verteilen.

Der sich hierbei ergebende individuelle Kilometersatz kann nun als Bemessungsgrundlage für die betrieblich veranlassten Kilometer zugrunde gelegt und dem Arbeitnehmer steuerfrei erstattet werden.

Bitte beachten Sie, dass pauschale Kilometersätze, wie sie z. B. vom ADAC für bestimmte Fahrzeugtypen ermittelt werden, nicht zugrunde gelegt werden dürfen.

Lohnsteuerliche Behandlung von Leasingsonderzahlungen

Viele Arbeitnehmer leasen ihr Fahrzeug und leisten je nach vertraglicher Grundlage Leasingsonderzahlungen. Seit geraumer Zeit ist streitig ist, wie Leasingsonderzahlungen lohnsteuerlich zu behandeln sind. Streitig ist, ob diese in dem Kalenderjahr zu berücksichtigen sind, in dem sie geleistet werden, oder ob sie auf die Laufzeit des Leasingvertrags zu verteilen sind.

Wenn die Leasingsonderzahlung im Kalenderjahr der Zahlung angesetzt wird, kann dies zu einem entsprechend hohen Kilometersatz in diesem Kalenderjahr führen, was zu einer entsprechenden Verzerrung führen kann. Daher ist streitig, ob bei Leasingsonderzahlungen eine Gesamtkostenbetrachtung oder eine isolierte, jahresweise Betrachtung durchzuführen ist. Diese Streitfrage ist derzeit unter dem Aktenzeichen VIII R 26/20 beim Bundesfinanzhof anhängig. Der Bundesfinanzhof muss nun klären, ob bei Anwendung der Kostendeckelung allein auf die isoliert in einem Jahr angefallenen Fahrzeugkosten abzustellen ist oder ob rechnerisch eine in einem früheren Jahr für das Fahrzeug geleisteten Leasingsonderzahlung in die Gesamtkosten miteinzubeziehen ist.

Haftung des Arbeitgebers

Zu den Arbeitgeberpflichten gehört die Prüfung, ob die vom Arbeitgeber gewährten Leistungen der Lohnversteuerung zu unterwerfen oder steuerfrei sind. Die entsprechenden Berechnungen sind aufzubewahren und als Anlage zum Lohnkonto zu nehmen. Bitte beachten Sie, dass eine fehlerhafte Berechnung des Arbeitnehmers dazu führen kann, dass eine zu Unrecht gewährte steuerfreie Fahrtkostenerstattung des Arbeitgebers umqualifiziert werden kann in steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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