Digitale Reisekostenabrechnung
Wie müssen die Belege aussehen & wie werden sie gesetzeskonform digitalisiert?
Inhalte und Nutzen auf einen Blick
- Welche Pflichtangaben müssen Dienstreisebelege erfüllen?
- Wie müssen korrekte Bewirtungsbelege, Taxiquittungen und Hotelrechnungen aussehen?
- GoBD-konforme Digitalisierung und Archivierung von Belegen richtig umsetzen
- Neue Anforderungen der digitalen Lohnschnittstelle ab 2027 sicher erfüllen
- Zum vollständigen Programm
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Ziel des Online-Seminars
Zukünftig werden die formellen Anforderungen an die Reisekostenabrechnung weiter deutlich verschärft. Ab 2027 müssen alle Belege vollständig digitalisiert, unveränderbar aufbewahrt und über die digitale Lohnschnittstelle nach § 4 Abs. 2a LStDV systemseitig verarbeitbar sein. Gleichzeitig müssen Nachweise für Dienstreisen bestimmte Mindestangaben enthalten, damit sie steuerlich als Betriebsausgabe anerkannt werden können.
In unserem Online-Seminar erfahren Sie, welche Dokumente für Dienstreisen zwingend erforderlich sind, welche Rolle eine Reisekostenordnung spielt und wie diese praxisgerecht aufgebaut sein sollte. Darüber hinaus zeigen wir Ihnen, wie korrekte Bewirtungsbelege, Taxiquittungen und Hotelrechnungen ausgestaltet sein müssen und wie eine rechtssichere Digitalisierung dieser Belege gelingt – für eine effiziente, prüfungssichere und gesetzeskonforme Dokumentation. Dabei werden insbesondere die technischen und organisatorischen Voraussetzungen der digitalen Lohnschnittstelle nach § 4 Abs. 2a LStDV sowie deren praktische Umsetzung im Unternehmen berücksichtigt.
Programmübersicht
-
Kompaktübersicht – typische Belege: Wie sehen sie korrekt aus?
- Flug- und Bahntickets
- Hotelrechnungen
- Mietwagenbelege
- Öffentliche Verkehrsmittel
- Verpflegung
- Parkgebühren
-
Anforderungen an digitale Belege:
- Lesbarkeit
- Vollständigkeit
- Echtheit
- Elektronische Formate
-
Schritte zur Digitalisierung von Belegen
- Vorbereitung: Alle relevanten Papierbelege sammeln und sortieren
- Prüfen: Überprüfen, ob die Belege vollständig und gut lesbar sind
- Hardware/Software: Hochwertiger Scanner
- OCR-Software: Nutzen Sie eine OCR-Software
- Scannen der Belege: Einzelscan
- Dateiformate: Speichern Sie die Scans vorzugsweise als PDF (JPEG-/PNG-F)
- Dateibenennung: Aussagekräftige und konsistente Dateinamen
- Speicherung: Klare und strukturierte Verzeichnisstruktur
- Sicherheit: Geschützten Verzeichnis
-
Best Practices
- Originalbelege aufbewahren
- Dokumentationspflichten
- Revisionssicherheit
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Kompaktübersicht – typische Belege: Wie sehen sie korrekt aus?
- Flug- und Bahntickets
- Hotelrechnungen
- Mietwagenbelege
- Öffentliche Verkehrsmittel
- Verpflegung
- Parkgebühren
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Anforderungen an digitale Belege:
- Lesbarkeit
- Vollständigkeit
- Echtheit
- Elektronische Formate
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Schritte zur Digitalisierung von Belegen
- Vorbereitung: Alle relevanten Papierbelege sammeln und sortieren
- Prüfen: Überprüfen, ob die Belege vollständig und gut lesbar sind
- Hardware/Software: Hochwertiger Scanner
- OCR-Software: Nutzen Sie eine OCR-Software
- Scannen der Belege: Einzelscan
- Dateiformate: Speichern Sie die Scans vorzugsweise als PDF (JPEG-/PNG-F)
- Dateibenennung: Aussagekräftige und konsistente Dateinamen
- Speicherung: Klare und strukturierte Verzeichnisstruktur
- Sicherheit: Geschützten Verzeichnis
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Best Practices
- Originalbelege aufbewahren
- Dokumentationspflichten
- Revisionssicherheit
Christiane Droste-Klempp
Personalmanagementberaterin
Sie ist Personalmanagementberaterin und Referentin mit den Schwerpunkten Entgeltabrechnung, Altersteilzeit und betriebliche Altersvorsorge. Sie verfügt über mehrjährige Erfahrung als Personalreferentin und Personalleiterin bei renommierten Unternehmen.
Ihre Produktmanagerin
Katrin Lambert
Produktmanagerin für die Bereiche Personalmanagement, Entgeltabrechnung und Ausbildung
Seminarorganisation
Unser Organisationsteam steht Ihnen bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite.
| Dienstag | 28.07.2026 | 13:00–15:00 Uhr |
| Freitag | 06.11.2026 | 10:00–12:00 Uhr |
Bitte beachten Sie, dass die Buchung nur die in der Buchung aufgeführten Personen zur Teilnahme an dem Online-Seminar berechtigt. Die Zugangsdaten zum Online-Seminar erhalten Sie einen Werktag vor Beginn des Online-Seminars in einer separaten E-Mail.
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