Neues BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten

Das neue BMF-Schreiben ersetzt das alte BMF-Schreiben vom 23.11.22.

Die Auslandsreisekostentabelle enthält nach Ländern getrennt die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen für eintägige und mehrtägige Dienstreisen sowie die Pauschbeträge für Übernachtungskosten.

Die neuen Werte gelten erst für Reisetage ab dem 01.01.24. Bitte beachten Sie, dass bei Auslandsreisen, die bis zum 31.12.23 durchgeführt worden sind, die alten Werte zugrunde zu legen sind, auch wenn die Reisekostenabrechnung erst im neuen Jahr durchgeführt wird.

Pauschbeträge für Übernachtungskosten für Arbeitnehmer

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten können nur vom Arbeitgeber im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung steuerfrei erstattet werden. Eine Geltendmachung im Rahmen der Einkommensteuererklärung ist nicht möglich. Dies gilt auch für Gewerbetreibende und Selbständige. Im Rahmen der steuerlichen Gewinnermittlung können keine Pauschbeträge für Übernachtungskosten steuerlich geltend machen, sondern lediglich die tatsächlichen Aufwendungen gemäß Belegnachweis.

Bitte beachten Sie, dass Arbeitnehmern die Pauschbeträge für Übernachtungskosten nur dann steuerfrei erstattet werden dürfen, wenn den Arbeitnehmern keine kostenlosen Übernachtungsmöglichkeiten, z. B. vom Arbeitgeber oder einem Geschäftsfreund des Arbeitgebers, bereitgestellt werden. Dies gilt insbesondere für Gesellschafter-Geschäftsführer von Kapitalgesellschaften, die gelegentlich von Geschäftsfreunden auf Auslandsdienstreisen eingeladen werden.

Eintägige Reisen in das Ausland

Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Mehrtägige Reisen in verschiedene Länder

Bei mehrtägigen Reisen in verschiedenen Länder gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) im Hinblick auf § 9 Absatz 4a Satz 5 2. Halbsatz EStG insbesondere Folgendes:

• Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland jeweils ohne Tätigwerden ist der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
• Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
• Für die Zwischentage ist in der Regel der entsprechende Pauschbetrag des Ortes maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.

Bitte beachten Sie auch das BMF-Schreiben vom 25.11.20 zur allgemeinen steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern.

Erstattet der Arbeitgeber höhere Beträge als die gesetzlich zulässigen Höchstbeträge bei Dienstreisen im Inland bzw. höhere Beträge als die zulässigen Höchstbeträge gemäß Auslandsreisekostentabelle, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Soweit die zulässigen Höchstbeträge bei Verpflegungsmehraufwendungen um nicht mehr als 100% überschritten werden, kann eine Pauschalversteuerung nach § 40 Absatz 2 Satz 1 Nr. 4 EStG mit einem Pauschsteuersatz von 25 % durchgeführt werden; in diesem Fall entfällt eine Verbeitragung zur Sozialversicherung.

Der Autor:

Volker Hartmann ist Diplom-Finanzwirt, Lohnsteueraußenprüfer und Betriebsprüfer im aktiven Dienst der Hamburger Finanzverwaltung. Volker Hartmann hat langjährige Prüfungs­erfahrungen, insbesondere bei Kapitalgesellschaften aller Branchen und Größen. Er ist seit vielen Jahren Referent und Autor beim Verlag Dashöfer. Seine Seminare zeichnen sich durch eine besondere Praxisnähe aus.

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